4 Bewezen Methodes Voor Efficiënter E-mail Management Op Het Werk

door FABIENNE CLAEYS

Een vraag die ik alsmaar meer van coachees krijg: “Fabienne, wat moet ik doen aan het overtollige e-mailverkeer in mijn bedrijf?

Om meer tijd te winnen, is efficiënt e-mail management op het werk nodig. En daar zijn enkele bewezen methodes voor die je kunnen helpen.

Het belang van goed e-mail management

We verliezen dagelijks tijd met het openen, lezen en beantwoorden van mails. Velen van hen hadden zelfs nooit verstuurd moeten worden, maar toch nemen ze een plaats in je mailbox op. En niet enkel dat, ze vreten aan je concentratie en productiviteit.

Wist je dat:

  • We gemiddeld 11 keer per dag onze mailbox checken.
  • 84% zijn of haar e-mail applicatie nooit sluit tijdens het werk.
  •  We 70% van alle inkomende mails binnen 6 seconden lezen.
  • 87% van onze e-mails binnen 2 minuten worden gelezen.
  • E-mails ons 30 tot 60 minuten per werkdag kosten.
  • E-mails jaarlijks gemiddeld €6000 tot €12000 per medewerker kosten.

“Gemiddeld besteden we een uur per dag aan e-mails lezen en beantwoorden. Dit kost ons jaarlijks €6000 tot €12000 per medewerker. Zo’n productiviteitsverlies keuren we nergens anders goed.”

Gelukkig voerden we de laatste jaren veel onderzoek uit naar e-mail management en time management. Daardoor bedachten we enkele methodes om e-mails op het werk efficiënter te maken. 

Welke van deze pas jij al toe?

1. Vermijd “Allen Beantwoorden”

Krijg je een mailtje binnen dat ook naar je collega’s werd verstuurd? Stel jezelf dan de vraag of je er überhaupt op moet antwoorden. Soms hoef je dat zelfs helemaal niet te doen.

Wordt er toch een antwoord van jou verwacht, stel jezelf dan de vraag wie jouw bericht echt moet lezen. Vaak hoeft niet iedereen die het oorspronkelijke bericht kreeg jou antwoord te lezen.

Moet je toch op meerdere personen antwoorden? Vermeld ze dan met een ‘@’ in je bericht. 

En onthoud: hoe gestructureerder, hoe beter!

Voorbeeld:
Dag Mark, bedankt voor je bericht. Ik heb het artikel afgewerkt en het is bijna klaar voor publicatie.

@Sofie, kan jij het nog even nalezen voordat het online gaat? Bedankt!
@Sam, er is nog een foto nodig voor bij het artikel, kan jij me die bezorgen aub?

2. Lees Je E-mail Alleen Op Vaste Momenten

Stel voor jezelf 2 momenten per dag in waarop je je mails leest en beantwoordt. 

Je houdt het best bij 2 keer, want elke keer dat je je mails checkt, verlies je concentratie en duurt het even om deze terug te winnen. Je wil deze tijdelijke ‘concentratiedipjes’ tot een minimum beperken.

Houd je concentratie en productiviteit hoog en het aantal bezoeken aan je mailbox laag!

3. Zet Je Notificaties Uit

Wist je dat slechts 34% zijn of haar e-mail notificaties uitzet tijdens het werk?

Dat wil dus zeggen dat de grote meerderheid zich regelmatig laat afleiden door dat ‘piepje’ op je computer of gsm. 

Je hoeft de inkomende mail zelfs niet te openen of lezen. Het piepje is al voldoende om je uit je concentratie te halen. Je gunt jezelf best alle concentratie die je nodig hebt voor de belangrijke taken. Die notificaties kan je dus maar beter even op stil zetten.

4. Onderbreek Geen Werk

Verwacht je een belangrijke e-mail? Zit dan niet voortdurend je mailbox te checken, want dit heeft grote gevolgen voor je prestaties op het werk.

Je hebt voor jezelf 2 momenten ingesteld om je mail te checken. Dus, wees even sterk en houd je hieraan! Ook al is het een belangrijk bericht, je zal het hoe dan ook kunnen lezen.

Laat Je Niet Vangen

We zijn overprikkeld en onze aandachtsspanne ligt op een historisch laagtepunt. Gaan we daar nog iets aan kunnen doen? Absoluut!

Laat je niet vangen: zet de notificaties op je gsm of computer uit en open enkel je mailapplicatie wanneer je deze echt nodig hebt. Check je mailbox maximum twee keer per dag en antwoord enkel op diegene die jouw bericht echt moeten lezen.

Je wint hierdoor heel wat concentratie en zal merken dat je productiever en efficiënter werkt. Tenzij je beslist om de extra tijd die je wint op sociale media door te brengen, maar hoe je dat kan vermijden bespreek ik in een andere blog ;)

Heb je vragen over e-mail management of wens je contact op te nemen? Stuur dan een mail naar fabienne@passionpowerpeaceofmind.be